Como solicitar pago adeudado

Una carta a un cliente explicándole un cambio en las condiciones de pago de su empresa

En apoyo de mi opinión, Kathy Caprino, coach de carrera y liderazgo, escritora, conferenciante y educadora, cree que pedir dinero suscita demasiadas inseguridades y dudas. En un artículo sobre este tema, lo explicaba:

Basándose en la experiencia con sus clientes, Caprino llegó a la conclusión de que pedir dinero a clientes o consumidores puede afectar a nuestra visión del valor, el impacto y el "atractivo". A menudo tememos ahuyentar a nuestros clientes con nuestra franqueza.

Por último, ser profesional y educado en las solicitudes de pago es siempre lo mejor. No hay que hacer berrinches al cliente por sus facturas atrasadas, sino ser directo, preciso y persistente.

Sigue dando a tu cliente el beneficio de la duda, así que asegúrate de incluir también una copia de la propia factura en el archivo adjunto; quizás descubras que el archivo adjunto era defectuoso y el cliente no recibió la factura.

Como segundo correo electrónico de recordatorio directo para informar al cliente de que se ha retrasado en el pago, tendrás que ser aún más firme y directo. Una llamada a la acción clara y pedir al cliente que confirme que ha recibido la factura por correo electrónico reducirá las posibilidades de que ignore el mensaje.

Correo electrónico de factura vencida

Cobrar por sus servicios debería ser la norma universal de los negocios. Sin embargo, algunos clientes necesitan un empujón extra para recordárselo. No por mala intención, sino porque están preocupados por su negocio. Con una comunicación adecuada por ambas partes, los autónomos pueden hacer que facturar sea pan comido y que las facturas atrasadas o vencidas pasen a la historia. Echa un vistazo a nuestras plantillas y descubre cómo debes solicitar el pago a tus clientes sin parecer exigente y manteniendo la profesionalidad.

Una vez que hayas terminado el trabajo contratado, envíales un correo electrónico de solicitud de pago junto con la factura. El pago no debe efectuarse antes de dos semanas ni después de un mes desde la fecha de finalización. Esta es la primera vez que vas a pedir el pago a un cliente.

Sin embargo, a veces las cosas no salen tan bien. En caso de que el cliente no te haya pagado una semana después de la fecha de vencimiento, envíale otro correo electrónico de recordatorio de pago. Asegúrate de ser educado y profesional. Por lo que sabes, puede haber habido alguna complicación imprevista, así que hazlo más como un recordatorio amistoso.

Pedimos disculpas por el retraso en el pago

2. En algunos casos, los clientes intentan retrasar el pago alegando que han perdido la factura o que necesitan conciliar sus registros para encontrar el importe de pago correcto, explica Hunter Hoffmann, director de marketing de AmTrust Financial Services. Si este es el caso, Hoffmann aconseja enviar una factura actualizada de inmediato -incluso si sabe que el cliente tiene la original- para eliminar esta excusa.3. Pregunte por qué el cliente no paga.Si su cliente sigue sin pagar, esté abierto a escuchar sus razones. Ben Giordano, propietario y fundador de FreshySites, sugiere hacer preguntas sobre su satisfacción con el trabajo, sus complejidades financieras y todo lo que pueda contribuir a su negativa a pagar: "Una vez que sepas por qué se niegan a pagar, puedes trabajar para llegar a una solución con el cliente", dice Giordano. "Tenga en cuenta que todo el mundo es una persona y que rara vez alguien quiere hacer daño al otro: la mayoría de la gente es lógica y está dispuesta a buscar una solución si se le da la oportunidad de hacerlo". ConsejoPara medir la satisfacción del cliente, considere la posibilidad de solicitar encuestas a los clientes para conocer su opinión y saber cómo lo está haciendo.

Solicitud de pago

Es posible que sus solicitantes no recuerden que tienen un saldo pendiente en su programa. O puede que quieran pagar pero no sepan cómo funciona su proceso o puede que no recuerden la fecha límite exacta y no hayan llegado a pagarle.

Por supuesto, la gran solución para conseguir que la gente pague es ofrecer planes de pago y facturación automática a su proceso de pagos de inscripción. Esto permite a la gente pagar su saldo sin que nadie mueva un dedo.

Un pequeño hecho de la vida: ¡a la gente no le gusta pagar (aunque sepan que tienen que hacerlo...)! Un correo electrónico de solicitud de pago claro, informativo y con una llamada a la acción evidente es lo que le dará mejores resultados.

El correo electrónico debe proporcionar al solicitante información actualizada sobre el saldo de su cuenta, su pedido y su historial de pagos. Sin este elemento, recibirá hasta un 60% de llamadas de asistencia y correos electrónicos preguntándole por qué tiene que pagar. También verá que el número de personas que acceden a su cuenta y efectúan el pago es bajo. Esto le servirá de explicación de por qué les pide que paguen. Si sólo pudiera elegir una cosa para añadir a un correo electrónico de solicitud de pago, ¡sería ésta!